一度「参加します」と返事した送別会をあとから断るなら、参加できなくなったことを早めにはっきり伝えて、一度OKしたことへの一言を添えるのが自然です。
幹事には、
「参加するとお伝えしていたのですが、都合がつかなくなってしまいました。申し訳ありませんが、今回は欠席させてください。」
親しい同僚には、
「行くって言ってたんだけど、今回は参加できなくなった。予定変わってごめんね。」
くらいで十分です。
大切なのは、長い言い訳をすることではなく、「参加予定から欠席に変わった」と相手が分かるように伝えることです。
一度OKしたあとなら「変更になったこと」を先に伝える
最初から断る場合と違って、一度参加すると伝えたあとは、相手が人数や店を調整していることがあります。
そのため、
「ちょっと難しいかも」
「行けないかもしれない」
と曖昧にするより、
「参加予定でしたが、欠席に変更させてください。」
と結論を明確にしたほうが伝わりやすくなります。
幹事へ
「参加予定とお伝えしていましたが、都合がつかなくなりました。今回は欠席でお願いします。」
上司へ
「参加すると申し上げていたのですが、今回は欠席させていただければと思います。」
同僚へ
「行くって返事してたんだけど、今回は行けなくなった。ごめんね。」
断るタイミングで言い方を変える
あとから断る場合は、いつ伝えるかによって一言変えると自然です。
数日前に断る
「参加予定でしたが、都合が変わったため今回は欠席します。調整中のところすみません。」
前日に断る
「直前の連絡になってしまい申し訳ありません。明日の送別会は欠席させてください。」
当日に断る
「当日の連絡になってしまい申し訳ありません。本日は参加できなくなりました。」
当日に近いほど、理由を長く書くより、まず欠席を明確に伝えることが大切です。
理由を詳しく言いたくないとき
一度OKしたあとに断ると、
「何かあった？」
と聞かれることがあります。
詳しく話したくないなら、
「少し都合が変わってしまって。」
「予定の調整が難しくなってしまって。」
「今回は参加が難しくなりました。」
くらいで十分です。
理由をぼかすときも、欠席そのものは曖昧にしないほうが相手は動きやすくなります。
幹事に伝えるときは、人数変更が分かる言い方にする
幹事は参加人数を見て予約を調整していることがあります。
そのため、
「今回は欠席でお願いします。」
と、人数から外してほしいことが分かる表現にすると親切です。
丁寧に
「参加予定でしたが、今回は欠席でお願いいたします。お手数をおかけしてすみません。」
親しい幹事へ
「ごめん、今回は欠席に変更でお願いします。」
すでに店を予約している場合
「予約後の変更になってしまってすみません。今回は欠席でお願いします。」
上司には、謝罪を重ねすぎず丁寧に伝える
上司への連絡では、必要以上に長く謝るより、
変更＋欠席＋一言のお詫び
で十分です。
「参加するとお伝えしておりましたが、今回は欠席させてください。変更となり申し訳ありません。」
これで必要なことは伝わります。
同僚には少しカジュアルでも自然
親しい同僚なら、
「行く予定だったんだけど、今回は参加できなくなった。ごめん！」
「予定変わっちゃって、今回は欠席するね。」
くらいでも自然です。
関係性に合った文体で構いません。
「少しだけでも来ない？」と再度言われたとき
欠席を伝えたあと、
「少しだけでも顔出せない？」
と聞かれることがあります。
行くつもりがないなら、
「声かけてくれてありがとう。でも今回は欠席でお願いします。」
と同じ結論を返せば十分です。
時間の長さの話に入る必要はありません。
一度OKしたあとに断る短文一覧
| 場面 | 連絡例 |
|---|---|
| 幹事へ | 「参加予定でしたが、今回は欠席でお願いします。」 |
| 上司へ | 「参加するとお伝えしていましたが、今回は欠席させてください。」 |
| 同僚へ | 「行くって言ってたけど、今回は行けなくなった。ごめんね。」 |
| 数日前 | 「都合が変わったため、今回は欠席します。」 |
| 前日 | 「直前で申し訳ありません。明日は欠席させてください。」 |
| 当日 | 「当日の連絡ですみません。本日は参加できません。」 |
| 理由を詳しく言いたくない | 「少し都合が変わってしまい、今回は欠席します。」 |
| 再度誘われた | 「ありがとう。でも今回は欠席でお願いします。」 |
送別会そのものを断りたい場合とは分けて考える
今回の記事は、一度参加すると返事したあとに欠席へ変える場面です。
最初から送別会そのものを辞退したい場合は、伝え方が少し変わります。
退職前の飲み会をあとから断る場合も、基本は同じく「参加予定から欠席に変わった」と明確に伝えることが大切です。
あとから断るときは「明確に・早めに・短く」で十分
一度OKした送別会をあとから断るときは、
「参加すると伝えていましたが、今回は欠席でお願いします。」
とまず結論を伝えます。
そのうえで、
「変更になってしまいすみません。」
と一言添えれば十分です。
理由を長く説明したり、何度も謝ったりするより、相手が予定を変更しやすいように欠席をはっきり伝えることを優先しましょう。
